5 avantages d’organiser les Assemblées Générales en "mode hybride".
Moment clé (et obligatoire) de la vie d’une entreprise ou des organisations devant tenir des assemblées générales, l’AG annuelle représente souvent un processus fastidieux et une organisation un peu lourde et coûteuse... Comment améliorer cela ?
Depuis la Loi du 22 janvier 2022, les entreprises en France ont la flexibilité d’organiser leurs assemblées générales (AG) en format hybride, présentiel ou à distance, indépendamment des clauses statutaires contraires.
Il restera à choisir le mode le plus adapté (100% présentiel / 100% distanciel / hybride) en sécurisant bien à l’avance les outils et en se formant à de nouvelles pratiques.
Ne croyez pas que la dématérialisation des AG ne concerne que la visio-conférence ou un quelconque « suivi en ligne à distance », c’est bien plus élaboré. L’intérêt part de la gestion des convocations et s’étend jusqu’à l’envoi des résolutions votées, et pour cela, tout en conservant un mode "AG en présentiel" important, le mode hybride est sans doute l’avenir.
5 sujets de réflexion vous sont proposés dans cet article du Village de la justice :
Le gain de temps
La sécurité des données, personnelles et financières, mais aussi la sécurité de la relation
Le coût
La RSE
L’inclusion.
Il ne s’agit pas de rendre systématiquement une AG « 100% distancielle », mais d’utiliser les outils numériques pour fluidifier les processus avant l’AG, pendant et même après, pour viser plus de fluidité, une accélération du processus, une rationalisation du temps et des coûts, une meilleure conformité et transparence…
Tout cela ne peut s’envisager que par le recours à des méthodes et plateformes en ligne pour la préparation de l’AG et la gestion des convocations et votes à distance ou par procuration, par email ou courrier papier, pour la tenue de l’AG elle-même (émargements, accès simultané sur place et à distance, interactions en direct, visioconférence), pour la gestion des documents (consultation, par un certain public, archivage et sécurisation) et même la publication des résultats des votes. Le tout en proposant un haut nouveau de sécurité et de confidentialité.
Ou comment déplacer la charge mentale d’organisation… vers des logiciels, et cet article du Village de la justice sur les Assemblées Générales vous en présente plusieurs, en soulignant leurs spécificités.
