Témoignage d’un cabinet d’expertise-comptable sur la bonne utilisation de la GED

Les cabinets d’expertise-comptable, d’audit et de conseil André & Associés, membres du réseau international Baker Tilly, comptent 150 collaborateurs répartis sur neuf sites en France, à Beaune, Dijon, dans le Doubs et à Paris. A Paris, ils ajoutent à leurs compétences historiques le traitement de la paie, le droit des sociétés et le conseil en cession/acquisition d’entreprises.

Depuis deux ans, les deux tiers des collaborateurs travaillent avec la GED NOVAXEL. François Phu, expert-comptable, commissaire aux comptes et responsable des systèmes d’information chez André & Associés, revient sur les raisons de ce choix, ses bénéfices et ses attentes futures en matière de gestion intelligente des documents.

La problématique :

Premier point :

« Nous avons commencé à repenser l’organisation de nos documents numériques il y a environ quatre ans, » se rappelle M. Phu. « Nous avons d’abord créé notre propre organisation de classement sous Windows. Progressivement, nous avons établi une arborescence clientèle dense, touffue, qui a montré très rapidement ses limites. En effet, devant la masse de documents à classer et à conserver, il fallait un système plus fiable et automatisé.  »

Deuxième point :

« Nous étions également confrontés au problème de l’optimisation de nos workflows de travail, et notamment les plus cruciaux d’entre eux : ceux en relation avec la direction générale des impôts, » poursuit M. Phu. «  Il était essentiel pour nous de renforcer nos outils, de sécuriser nos données et de tout centraliser dans nos propres infrastructures, ce qui est fondamental pour nous. »

Choix de la solution :

Après avoir étudié plusieurs offres du marché, André & Associés a arrêté son choix sur la solution NOVAXEL. « Nous avons été séduits il y a deux ans par la souplesse de la solution et l’intégration naturelle avec nos multifonctions, ainsi que par la possibilité d’embarquer dans notre ordinateur portable la base de données à l’occasion d’un rendez-vous, après l’avoir synchronisée avec le serveur. La liaison en fibre optique entre notre centre informatique et nos différents sites rend l’accès aux documents plus rapide et plus efficace.  »

Bénéfices ?

Tous les services des cabinets André & Associés sont connectés à la GED, et actuellement, les deux tiers des collaborateurs l’utilisent quotidiennement. « Notre objectif, indique M. Phu, est, qu’à terme, chaque collaborateur, quand il arrive le matin et allume son ordinateur, accède directement à l’interface NOVAXEL. Celle-ci lui donne accès aux raccourcis de toutes ses applications courantes et doit être le point central de ses activités, son unique bureau de travail. Nous voulons que tous les documents qu’il traite se classent correctement dans les bons dossiers avec les bonnes sécurités et les bons contrôles. Nous avons désormais une organisation entièrement dématérialisée qui répond à nos besoins et qui est configurée pour intégrer rapidement nos prochaines évolutions. »

Evolutions...

Parmi les évolutions attendues, André & Associés, par la voix de M. Phu, dévoile quelques pistes de réflexion : «  nous pensons ouvrir des accès sécurisés de notre GED à certains de nos clients. Nous avons effectué des tests concluants et il ne nous reste plus qu’à passer à la phase opérationnelle. Nous prévoyons également d’interfacer prochainement les applications de paie avec la GED. Nous avons établi un excellent contact avec les équipes de NOVAXEL, à l’image de celle que nous avons avec d’autres éditeurs de logiciels, et nous savons que nous pouvons compter sur leur efficacité et leur réactivité dans toutes nos demandes d’outils personnalisés. Enfin, nous sommes très attentifs à la compatibilité de la solution avec les environnements en web 2.0, mais chaque chose en son temps. »

(Dernière mise à jour de cette page : 12 juillet 2011)
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