Les outils logiciels à disposition des services juridiques...

L’affaire a éclaté comme un orage dans le ciel serein des grandes multinationales. En quelques jours, le nom d’ENRON, connu des seuls spécialistes des marchés financiers, fut propulsé à la une des journaux pour devenir le patronyme d’un des plus grands scandales financiers de ces dernières années.

D’autres scandales de même nature mettant en cause ce qu’il est convenu d’appeler « la gouvernance » d’entreprise rendirent évidente la nécessité de légiférer pour contenir les tentatives de pratiques contraires à la morale des affaires en particulier et à l’éthique en général. Des lois virent le jour, Sarbanes-Oxley aux Etats-Unis, NRE en France, qui introduisent des obligations de transparence et de traçabilité dans la gestion quotidienne des entreprises et dans leurs pratiques comptables et financières.

L’importance du contrat dans la relation habituelle entre sociétés et entre sociétés et organismes publics ou para publics rend désormais indispensable un suivi minutieux, pris en compte dès la phase d’élaboration.

Peu nombreux étaient à l’origine les concepteurs de logiciels qui s’étaient penchés sur cette problématique : à l’origine, les premiers produits étaient peu ou prou une extrapolation de logiciels de gestion de documents ou de gestion des brevets. Aujourd’hui, les managers et les juristes d’entreprise ont à leur disposition des outils extrêmement performants dont la conception leur garantit fiabilité et performances allant jusqu’à la consolidation et l’analyse des valeurs d’actif ou de passif des contrats ce qui constitue un élément essentiel de la transparence financière exigée par la loi.

- Une philosophie en phase avec les exigences légales

Les concepteurs de ces logiciels se sont efforcés de mettre sur le marché des produits qui, non seulement, répondent aux critères légaux mais offrent aux différents responsables de gestion juridique, comptable ou financière, des éléments d’information pertinents et actualisés en temps réel. La plupart des suites logicielles de gestion de contrats permettent également des extensions modulaires vers la gestion patrimoniale de la propriété immobilière ou intellectuelle de la société.

- La traçabilité

La première utilité d’un logiciel de gestion de contrat est la conservation de l’historique de toutes les phases préparatoires à la signature de la version définitive du contrat. Il est ainsi possible à chaque instant de savoir qui a eu connaissance de quoi, à quelle date, qui a validé ou non, ou a émis des réserves et lesquelles. Cette démarche s’inscrit dans une préoccupation qui est à la source même de la conception de ces outils : la maîtrise du risque juridique.

Pour Alain Boudart, Responsable de l’Offre Juridique chez l’éditeur Enablon « La gestion des contrats et celle des litiges portent en elles un risque mais également des opportunités de création de valeur pour l’entreprise. Ce sont des activités qui doivent être impérativement maîtrisées ». C’est en intégrant dès l’origine toutes les phases d’élaboration d’un contrat que l’on peut en contrôler ensuite au mieux les évolutions et l’application.

L’avantage induit n’est par ailleurs pas négligeable car outre le caractère fédérateur de la procédure au sein des différents services concernés, la rigueur qu’implique la mise en oeuvre d’un tel processus rejaillit sur l’ensemble de la vie de l’entreprise.

- L’assistance et le conseil

Le logiciel permet de contrôler la conformité des clauses à la réglementation en vigueur. A travers des bibliothèques juridiques mises à jour en temps réel, la rédaction du contrat est facilitée et optimisée.

- Le suivi des engagements

A chaque instant clé de la vie d’un contrat, un système d’alerte lié à une date (de renouvellement par exemple) permet au gestionnaire concerné de lancer la procédure utile. Les incidents liés à l’exécution du contrat peuvent être mémorisés et être utiles dans l’élaboration de contrats futurs avec le fournisseur ou le client concerné.

- La gestion des contentieux

Un logiciel de gestion de contrat permet aussi la gestion des éventuels contentieux en suivant pas à pas les différentes étapes des procédures.

- La visibilité et l’efficacité

Les logiciels de gestion de contrat permettent d’obtenir à tout moment une synthèse chiffrée des différents engagements de l’entreprise. Ils constituent donc un outil pertinent dont l’intérêt va bien au-delà de la simple et essentielle sécurité juridique. A travers de multiples tableaux, graphiques, analyses chiffrées, les gestionnaires ont à leur disposition un outil stratégique dont les performances sont d’une précision absolue.

A l’heure de l’élaboration du bilan, la rigueur des données obtenues permet de gagner un temps précieux et d’avoir une connaissance parfaite des implications comptables et financières des contrats qui sont au coeur de la vie quotidienne de l’entreprise. Equipés de fonctions de recherche multicritère, ces outils permettent de retrouver et de croiser les informations mémorisées de toutes les manières. Tous ces logiciels sont conçus pour être paramétrés facilement par les utilisateurs en fonction de leurs exigences particulières. Ces solutions sont encore onéreuses et impliquent une modification profonde des habitudes de travail au sein des différentes directions de l’entreprise.

Cependant, dans un avenir proche, les PMI-PME de taille modeste seront directement concernées par la mise en place de ces instruments.

Pas plus que les grandes entreprises elles ne pourront se passer des performances remarquables d’un logiciel de gestion de contrats. En termes de rentabilité de l’investissement, les chiffres parlent d’eux-mêmes.

La réduction du cycle rédaction/négociation/validation des contrats peut aller jusqu’à 50%. La réduction du cycle devis/facturation atteint 10 à 30%. La réduction des coûts d’administration des contrats est de 10 à 30% également, celle des coûts d’achats de biens et services de 2 à 7%.

Ces logiciels reposent sur une plateforme intranet et une solution web liée à tous les outils bureautiques classiques comme Word ou Excel. Leur intégration dans un système informatique d’entreprise est donc aisée.

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(Dernière mise à jour de cette page : 3 novembre 2006)
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