L’usage d’un scanner et de la reconnaissance optique : Témoignage d’intégration des documents papier

François Pimbert, expert-comptable, utilise un scanner PS286 (Plustek) pour gagner du temps et intégrer les documents papier au système de gestion. Il témoigne.

François Pimbert est un familier de l’informatique. Il est d’ailleurs spécialiste en matière de systèmes d’information. Il conseille et utilise au quotidien des outils permettant d’optimiser la productivité d’une entreprise.

A titre d’exemple, il cite l’une des tâches fondamentales pour un cabinet d’expert comptable, à savoir, le processus d’acquisition des relevés bancaires. Une opération qui peut être grandement facilitée par une solution informatique : « La saisie des relevés bancaires est une tâche récurrente et fastidieuse » souligne François Pimbert. « Même s’il existe aujourd’hui des solutions évitant la saisie manuelle, nous sommes toujours confrontés à des cas où les données n’ont pas été récupérées : du client qui fait appel à nous en urgence, et qui nous apporte ses relevés papier, à la mission d’audit lors d’une acquisition, en passant par les missions quotidiennes, il y a toujours des problématiques de saisie de relevés bancaires à considérer ».

On trouvera la même problématique en cabinets d’avocats ou études de notaires par exemple : Si la gestion des dossiers est de plus en plus informatisée, les échanges divers ne le sont pas toujours, il faut donc scanner, et réutiliser au mieux le résultat... donc parfois au format texte, et non image (par exemple pour favoriser la réutilisation ou les recherches).

Après différents essais, François Pimbert fait le choix du scanner PS286 au tout début 2009. « Les solutions OCR (NDLR : OCR : La reconnaissance optique, qui transforme une lettre scannée, au format image, en un texte réutilisable) que j’ai pu tester auparavant ont été insuffisantes : si l’utilisation en est toujours simple, le temps de numérisation était trop long et la qualité de restitution des données peu satisfaisante. »

La qualité de la numérisation, si elle est un élément fondamental, ne doit pas être le seul critère de décision : «  Pour être optimisée, l’intégration d’un processus de numérisation dans le système d’information de l’entreprise doit être gérée comme un projet d’ensemble » précise François Pimbert. « Il est en particulier essentiel de vérifier les possibilités de transfert des données numérisées dans le logiciel comptable de l’entreprise. Nous avons trouvé une solution efficace. »

Il en sera de même que l’on parle des documents comptables d’un cabinet ou des courriers papiers entrants, pour un cabinet d’avocats par exemple.

Une utilisation relativement simple...

« Après quelques manipulations, le scanner est prêt à être utilisé. » Un bouton de commande unique permet d’adapter le processus de numérisation à ses habitudes de travail, avec 9 fonctions programmables : François Pimbert choisit par exemple d’exporter les données au format Excel avant de les transférer dans son logiciel de comptabilité. « Le processus logiciel/matériel est performant : il est simple, facile à utiliser, et rapide. »

Un gain de temps « fulgurant ».

Dès sa première utilisation, les écritures comptables d’une PME, « le résultat s’est révélé remarquable », précise François Pimbert. « Le chargeur du PS286 a permis de scanner les 61 pages de relevés bancaires en deux passages. » « Ce scanner est très rapide : nous avons numérisé l’année complète d’activité, soit l’équivalent de 3 000 lignes d’opérations bancaires, en 1/4 d’heure. Le fait qu’il permette de scanner les documents recto verso est aussi très pratique. »

Une bonne restitution des données, sous un format structuré.

« La fiabilité de la numérisation est bonne : 95% des données ont été correctement récupérées. Nous n’avons eu que 5% de précision à apporter. » François Pimbert précise : «  Les données sont toujours structurées de la même façon par le scanner, ce qui n’est pas le cas lors de la saisie manuelle. La régularité de l’information est ainsi meilleure. »

Un processus optimisé.

Reste ensuite à traiter les informations, en affinant et en complétant les données scannées. « La phase de traitement manuel qui suit la numérisation est essentielle : elle doit nous permettre d’arriver à une qualité des informations 100% fiable. Nous effectuons ce processus qualité dans Excel avant d’intégrer les données dans notre logiciel de comptabilité. »

Une alternative économiquement intéressante.

« La solution développée en interne vient compléter les solutions d’externalisation, pour contribuer à la maîtrise des coûts » indique François Pimbert.

Un outil polyvalent.

Les caractéristiques techniques du scanner permettent de l’utiliser pour numériser d’autres types de documents. « Nous l’avons utilisé aussi pour la numérisation de statuts, où il s’avère efficace », conclut François Pimbert.

Le produit testé :

Scanner PS286 (Plustek)
http://www.plustek.fr/

(Dernière mise à jour de cette page : 18 septembre 2009)
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