Comment le cabinet Dentons met en place une solution de diminution des documents papier.

Le cabinet d’avocats Dentons Paris (ex-Salans) s’est engagé dès 2005 dans un projet de diminution des documents papier en adoptant et en déployant la solution eCopy ShareScan sur les imprimantes multifonctions (MFP), en même temps que le service informatique implantait la gestion électronique de documents (GED) sur ses serveurs.

eCopy ShareScan v5 est une solution de numérisation pour imprimantes multifonctions qui permet aux utilisateurs d’ "impliquer" les systèmes et processus métiers au niveau de la capture, par l’intermédiaire d’une solution facile à utiliser et interactive offrant une valeur supérieure aux clients.

Avec cet outil, le bureau parisien de Dentons peut gérer sans délai la masse de documents générés ou reçus par ses différents collaborateurs, avec la garantie d’un stockage et d’un archivage simple à exécuter et très sécurisé.

La capacité à produire, à créer, à retrouver, à refondre des documents est primordiale pour un cabinet d’avocats d’envergure internationale. C’est l’un des principaux facteurs de sa productivité et eCopy ShareScan induit directement une réduction notable des frais de stockage, de courrier et de télécopie tout en garantissant une compatibilité totale avec la suite logicielle bureautique utilisée.

De plus, eCopy ShareScan permet au cabinet de répondre complètement aux réglementations d’archivage en vigueur ainsi qu’aux dernières contraintes légales sur la préservation des informations personnelles. «  L’implémentation de la dernière version d’eCopy ShareScan apporte un niveau supérieur d’automatisation des procédures d’archivage et de partage  », commente Themistocles Coullias, responsable informatique au sein du service informatique de Dentons à Paris.

Après une phase de mise au point sur une machine qui a permis d’apporter quelques améliorations logicielles et ergonomiques, dont l’installation d’un petit clavier alphanumérique à côté de l’écran d’affichage des fonctions, les 300 collaborateurs du bureau parisien ont bénéficié progressivement de la nouvelle version de leur outil de travail quotidien. Fondamentalement, le processus de traitement des documents n’a pas changé mais les performances du système se sont largement améliorées.

Ressenti des utilisateurs...

L’introduction de cette nouvelle version d’eCopy ShareScan s’est globalement bien déroulée et n’a pas provoqué de réaction négative, bien au contraire. Cette transition a été suivie avec attention par d’autres bureaux de Dentons, comme ceux de Bruxelles, de Londres et de New-York notamment, qui sont engagés dans des processus similaires : la logique du travail en réseau entre les différentes entités du cabinet, via l’intranet du groupe, implique nécessairement que les différents systèmes informatiques puissent communiquer de façon transparente et en toute compatibilité.

«  L ’une des principales avancées que constatent les utilisateurs de la dernière version d’eCopy ShareScan est la rapidité de l’analyse du document », explique Themistocles Coullias.

Dentons avait déjà utilisé d’autres systèmes de numérisation par le passé et d’autres scénarios avaient été identifiés durant la phase de réflexion mais ils se sont révélés d’entrée de jeu d’une ergonomie moins conviviale.

Le cas pratique en bref :
PROBLÈME :
- Aller plus loin dans la dématérialisation des dossiers et la maîtrise des flux documentaires sans abolir totalement l’utilisation du papier
- Recourir à une solution de numérisation encore plus rapide et simple d’utilisation.

SOLUTION ADOPTEE :
- Implémenter eCopy ShareScan 5 et connecteur eCopy pour iManage WorkSite
- Systématiser l’authentification par badge pour réserver l’impression ou la dématérialisation des documents à leurs seuls destinataires
- Rendre plus convivial l’accès aux fonctions d’envoi de fax, d’email, de reconnaissance de texte (OCR), de génération de fichiers à destination des postes de travail ou de la gestion électronique de documents (GED).

AVANTAGES :
- Amélioration de la circulation et de la sauvegarde des documents émis et reçus dans le site parisien et les bureaux étrangers du groupe
- Renforcement de la confidentialité par l’utilisation du contrôle d’accès pour l’impression et les fonctions d’eCopy ShareScan.

(Dernière mise à jour de cette page : 9 octobre 2013)
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