Bien acheter sa bureautique...

Les appareils bureautiques sont entrés dans notre quotidien depuis longtemps, et sans doute s’agit-il d’appareils un peu banalisés...

Néanmoins les achats de bureautique ont de réelles implications sur notre confort de travail, les différences dans les fonctionnalités étant réelles. Par ailleurs, le véritable coût d’un appareil bureautique n’est finalement que très partiellement indiqué par son prix d’achat : les fournitures sont bien plus "influentes" à long terme (papier, encre, maintenance, voire coût du financement).

Tentons donc d’attirer votre attention sur quelques critères d’achat importants, en dehors du prix initial d’achat, et de présenter les différentes options qui se présentent à vous...

AUJOURD’HUI, BUREAUTIQUE ET INFORMATIQUE SONT INDISSOCIABLES.

De plus en plus, les appareils de bureautique sont dits "connectables", c’est-à-dire qu’ils sont très souvent reliables à votre informatique. Pourquoi ?

Très souvent, vous tirerez parti de cette complémentarité : Vous utiliserez votre copieur comme imprimante et le partagerez entre plusieurs utilisateurs, vous recevrez vos fax sur votre ordinateur... La bureautique devient un périphérique.

Est-ce un critère d’achat ? Oui, si vous avez un réseau informatique qui vous permettra de partager le périphérique ; oui si vous voulez simplifier votre installation en réduisant le nombre d’appareils, ou si vous avez quelques besoins particuliers.

L’exemple type est le copieur - imprimante. Les caractéristiques du copieur en font souvent une excellente imprimante (notamment la vitesse d’impression), à condition qu’il soit dit "numérique".

L’AVENEMENT DES MULTIFONCTIONS.

De plus en plus, nous l’avons abordé plus haut, les appareils "savent faire plusieurs choses".

Un télécopieur sait aussi imprimer ou intégrer un répondeur téléphonique, un copieur sait aussi imprimer, une imprimante laser peut faxer...

Sans verser dans le gadget (certains appareils annoncent jusqu’à 6 ou 7 fonctions différentes...), ces appareils sont réellement utiles pour les petites structures par exemple, qui ont peu de place ou des besoins limités pour certains appareils.

Un avocat qui a déjà un logiciel de fax sur son ordinateur peut très bien se contenter d’un fax-imprimante de faible prix pour pouvoir quand même recevoir des fax, ordinateur éteint.

Ou bien il sera heureux d’avoir la fonction de répondeur sur son fax pour les heures de fermeture du cabinet.

Autre cas de figure, le manque de place : un copieur-imprimante en fait économiser réellement, pour une maintenance simplifiée (un seul bac à papier à rempli, une seule cartouche d’encre à changer, un seul appareil à nettoyer...).

LE CHOIX DU VENDEUR, LE FINANCEMENT.

Ce n’est en effet pas neutre. Vous avez besoin d’un copieur certes, mais vous avez sans doute aussi besoin d’une solution de financement, et vous avez à coup sûr besoin d’entretien, d’évolutivité, peut-être même d’installation dans le cadre d’une informatique existante.

Tous les vendeurs ne combleront pas forcément tous ces besoins.

Quoi que vous choisissiez, apportez une attention particulière au délai de dépannage et au coût des fournitures éventuellement comprises dans votre contrat.

Pour certains appareils comme un répondeur téléphonique ou un petit fax, vous pouvez acheter "au moins cher", en sachant par avance que si vous avez un soucis sur l’appareil, la maintenance prendra au moins plusieurs jours... voire que l’on vous dira souvent qu’il vaut mieux le changer.

Pour les investissements plus importants, le critère du prix "direct" ou prix d’achat n’est pas du tout suffisant.

Pour le financement, rien de bien particulier par rapport aux autres investissements, si ce n’est que pour certains appareils peuvent entrer dans le cadre d’une location évolutive : vous vous engagez sur une certaine durée à louer l’appareil, mais en cours de contrat vous pouvez évoluer vers un appareil mieux dimensionné pour vos besoins.

C’est intéressant si votre structure va prévisiblement évoluer (il suffit de passer de trois personnes à six en deux ou trois ans dans un cabinet ou un service juridique pour que la plupart des appareils deviennent insuffisants...).

LE VRAI COUT D’UN APPAREIL DE BUREAUTIQUE.

Tenez compte de tout (rapidité de fonctionnement, coût des fournitures et de la maintenance, prix d’achat ou location ou crédit mensuel...).

Si sur un fax jet d’encre le coût des fournitures et l’entretien sont marginaux, ce n’est pas le cas sur un copieur numérique, pour lequel à long terme et sur un important volume de copies le coût principal est bien l’encre.

De même, attention à bien évaluer vos besoins à l’achat : s’il est inutile d’acheter un fax laser si vous recevez cinq télécopies par jour. Il peut être ruineux d’acheter un fax jet d’encre pour recevoir au départ 20 télécopies par jour puis six mois plus tard passer à 100. Dans ce cas, votre achat initial, certes peu cher, va voir sa durée de vie fortement réduite et vous verrez défiler les achats de cartouches très vite...

La règle conseillée : anticiper sur vos besoins d’un an si possible, ou au moins acheter en surévaluant vos besoins de 10 à 20%, car il est moins cher d’acheter un peu plus puissant que de changer d’appareil chaque année !

Un autre conseil : sachez que plus vos appareils seront performants (c’est le cas surtout des copieurs numériques), plus ils engendreront de nouveaux besoins... et donc votre volume d’utilisation augmentera.

Exemple classique : Lorsque l’on change un vieux copieur par un fringuant copieur numérique avec fonctions de tri, agraffage, multiples formats de papiers... il n’est pas rare de voir le volume de copies doubler d’une année sur l’autre !

La présence de fonctionnalités crée le besoin...

CRITERES DE CHOIX.

Impossible ici de tout dire, mais voici quelques pistes :

- Pour les télécopieurs, il en existe "à jet d’encre" ou "laser" (les thermiques ont disparus).
Les premiers sont souvent multifonctions, c’est à dire qu’ils sauront souvent être aussi votre imprimante ou un scanner d’appoint par exemple. A réserver à de faibles volumes, les cartouches des jets d’encre revenant cher pour une utilisation importante (et les appareils eux-mêmes ne résisteront pas à des centaines d’impression quotidienne). Les fax laser sont plus encombrants souvent, plus destinés à d’importants volumes (de fax reçus, ou imprimés : tenez compte dans votre calcul de l’éventuelle impression en double des fax pour archivage et de l’impression ou non de rapport d’émission pour chaque fax).

- Pour les copieurs, se pose surtout la question du choix numérique/pas numérique, les premiers étant reliables à votre réseau informatique (donc peuvent devenir imprimantes) et sont de bons télécopieurs également.
Les copieurs non numériques coûtent par contre moins cher à l’achat, mais achèterez-vous "cash" votre copieur ? C’est de plus en plus rare aujourd’hui.

- Certains appareils (surtout les copieurs numériques) permettent l’installation d’un système matériel ou logiciel d’affectation des copies à une personne ou un dossier, ce qui est important pour la facturation ou l’évaluation interne des frais.

Vous voici munis de quelques indications pour affronter la nécessité du choix... Faîtes jouer la concurrence, mais pensez à faire davantage confiance à un fournisseur que vous connaissez déjà et dont vous êtes satisfait qu’à un nouveau qui vous proposera 3% de moins sur le prix d’achat...

Dernière Mise à jour de ce guide : Octobre 2005.
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(Dernière mise à jour de cette page : 19 octobre 2005)
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